Tidskriften använder ett urval av epost-mallar för redaktions- och publiceringsprocessen. Mallarna är i förväg adresserade till mottagaren ifråga (t ex Sektionsredaktören meddelar Manusredaktören att han/hon kan påbörja manusredigeringen). Tidskriftsansvarig kan redigera dessa mallar (tillgängliga under Epost-mallar på Administrativa sidor). Epost kan även redigeras av användaren innan de skickas iväg. Systemet infogar automatiskt relevant och specifik information i eposten innan den presenteras för användaren (t ex manuskriptets titel och abstract, eller deadline för en granskningsrapport). Eposten innehåller även instruktioner om hur man kommer in på tidskriftens webbsida.

OJS använder epost för att koordinera redaktions- och publiceringsprocessen. Epost-mallen kommer upp varje gång man klickar på en relevant epost-ikon. Mallarna kan när som helst redigeras av Tidskriftsansvarig. Dessutom kan en epost redigeras av avsändaren innan den skickas iväg. När man klickar på en epost-ikon kommer mottagarens adress automatiskt vara ifylld, tillsammans med all övrig relevant information. Avsändaren kan lägga till eller ta bort efter behov. Avsändaren kan ändra mottagarens epost-adress och/eller lägga till andra mottagare, förutom de epost som innehåller lösenord (av säkerhetsskäl). Observera att redigering av en mottagares address inte ändrar epost-adressen i hans/hennes Profil i systemet. För att korrigera en epost-adress permanent måste man informera Tidskriftsansvarig som har behörighet att göra sådana ändringar i användarprofilerna.